Secrétaire assistant / Secrétaire assistante
Synonymes : assistante, secrétaire, secrétaire administratif, assistant administratif
SECRÉTARIAT – ACCUEIL
Le secrétaire assistant ou la secrétaire assistante travaille pour un ou plusieurs chefs de service. Courrier, téléphone, mise en forme de documents, gestion de l’agenda constituent son travail quotidien.
Le secrétaire assistant est le premier interlocuteur des collaborateurs, mais aussi de leurs partenaires extérieurs (clients, fournisseurs…). C’est lui qui met en forme les documents, classe les dossiers, gère les appels téléphoniques, prend les rendez-vous, s’occupe du courrier…
Organisation, méthode, discrétion, bonne présentation, mais aussi esprit d’initiative et autonomie sont demandés à un assistant.
La diversité des tâches traitées et des outils utilisés, la nécessité de devoir s’adapter à des interlocuteurs très différents (patrons, personnels des services, clients, administrations) font des capacités d’observation et d’adaptation les qualités indispensables d’un bon secrétaire.
Le ou la secrétaire doit savoir où trouver l’information, comment la formuler ou la traduire pour la traiter et la diffuser correctement.
Il ou elle doit savoir maîtriser tous les outils bureautiques et internet.
Savoir prendre des notes, faire une synthèse, rédiger tant sur papier que sur messagerie électronique sont les compétences indispensables de la secrétaire-assistante.
Le secrétaire assistant exerce dans tout type d’entreprise publique ou privée, des associations, le secrétaire assistant participe à la bonne gestion des services administratifs (dispatching du courrier, présence et absence du personnel, état opérationnel du personnel, compte des repas…)
Études / Formation pour devenir Secrétaire assistant / Secrétaire assistante
Exemples de formations :
niveau bac
Bac pro AGOrA – assistance à la gestion des organisations et de leurs activités (ex bac pro GA – gestion-administration)
Bac techno STMG – sciences et technologies du management et de la gestion
niveau bac + 2
BTS gestion de la PME
BTS support à l’action managériale
BTS ATI – assistance technique d’ingénieur
BTS CG – comptabilité gestion
BTS MCO – management commercial opérationnel
BTS CI – commerce international
niveau bac + 3
BUT GEA – gestion des entreprises et des administrations
BUT GACO – gestion administrative et commerciale
Salaires
Un secrétaire assistant débute aux alentours de 1 600 € brut mensuels.
Evolutions de carrière
Un secrétaire assistant peut se spécialiser dans le médico-social, le juridique, le technique, la sténotypie, la comptabilité, …
Un secrétaire assistant pourra évoluer vers un poste d’assistance de direction ou d’assistance commerciale. Il lui faudra de l’expérience et le plus souvent une formation complémentaire du type licence professionnelle voire master pro.
réceptionner, rédiger, transmettre les courriers et les e-mails, gérer l’agenda de son (ses) responsable(s), préparer les voyages et déplacements, organiser des réunions, prendre en notes les échanges et rédiger les comptes rendus, trier et organiser le classement de documents et dossiers
Métiers liés :
ASSISTANT / ASSISTANTE MANAGER
SECRÉTAIRE JURIDIQUE
SECRÉTAIRE MÉDICAL / SECRÉTAIRE MÉDICALE
STÉNOTYPISTE DE CONFÉRENCES
ASSISTANT / ASSISTANTE DE GESTION PME/PMI
ASSISTANTE / ASSISTANT DE RESSOURCES HUMAINES
Centres d’intérêts :
ORGANISER, GÉRER
Une capacité d’organisation et de gestion des priorités. Le sens du contact. La capacité d’adaptation. L’esprit d’initiative.
Le secrétariat indépendant, c’est quoi ?
Il s’agit des tâches de secrétariat – ou d’assistanat – assurées par une personne qualifiée, indépendante et elle-même chef d’entreprise, qui travaille soit dans les locaux d’une « entreprise-cliente », soit – le plus souvent – en télétravail.
Le télésecrétariat est né dans les années 1980. Le secrétariat médical a été le premier à basculer dans le télétravail. Des médecins ont proposé à leurs secrétaires d’assurer les appels téléphoniques et les prises de rendez-vous depuis chez elles, après un transfert de ligne. Etant au service de plusieurs médecins, ceux-ci ont rapidement vu la rentabilité d’une telle organisation.
L’arrivée d’Internet et les nouvelles technologies de l’information et de la communication ont accéléré la vulgarisation du télétravail – dont le télésecrétariat. Plus besoin d’être dans les locaux d’une entreprise pour avoir accès aux informations. Les documents s’échangent essentiellement par e-mail ou courrier postal si besoin.
Qui sont les télésecrétaires indépendantes ? Au service de qui ?
Ces télésecrétaires sont une grande majorité de femmes bien sûr, mais 2% d’irréductibles messieurs résistent. De formation Bac ou Bac +2, voire plus, elles sont rarement débutantes, plusieurs années d’expérience en entreprises leur ont appris les ficelles du métier. Le secrétariat étant un vaste domaine, certaines secrétaires sont spécialisées dans le juridique, le médical, les assurances, l’industrie… La soif d’indépendance sans doute, mais aussi l’envie de diversifier les tâches et leurs domaines d’intervention les ont conduites à ce choix de devenir prestataire externe. De plus, le marché du télésecrétariat est très porteur et en pleine expansion. Rappelons que la France compte plus de 2 488 000 TPE (source DGI-INSEE-DCASPL 2006). 81% d’entre elles ont entre 0 et 3 salariés. Ces petites entreprises n’ont pas forcément une charge de travail suffisante qui justifie l’embauche d’une assistante ou secrétaire, même à mi-temps, ou n’en ont pas les moyens financiers. Pour cette même raison, les professions libérales et artisans n’embauchent pas de secrétaire.
Plusieurs solutions s’offrent à ces petites entreprises :
• se débrouiller seul « avec les moyens du bord »,
• prendre une intérimaire,
• créer un groupement d’employeurs et « partager » une assistante,
• ou faire appel à une assistante indépendante.
Concrètement, comment ça se passe ?
Une secrétaire indépendante travaille la plupart du temps chez elle. Elle peut se déplacer et intervenir dans l’entreprise si besoin. Les prestations font l’objet d’un devis initial lorsqu’il s’agit d’opérations ponctuelles. Des tâches confiées de façon régulière font souvent l’objet d’une convention signée entre les 2 parties. Le taux horaire varie en moyenne entre 25 et 30 euros. Certaines tâches sont au forfait. Les prestations vont du secrétariat classique (rédaction de courriers, facturation, standard téléphonique, retranscription, publipostage, création de documents Word, Excel, Powerpoint, etc) à des compétences plus techniques (e-mailing, maîtrise d’outils tels que Publisher, Illustrator, Framemaker, Access, etc), sans oublier le télémarketing, très demandé.
Même si la proximité est un facteur privilégié, une télésecrétaire peut avoir ses clients partout en France, ou à l’Etranger. Elles ont toutes leur site internet qui détaille leurs prestations.
Avantages d’avoir recours à une télésecrétaire
• L’entreprise n’a pas forcément une charge de travail qui nécessite l’embauche d’une salariée, même à mi-temps. Une télésecrétaire peut intervenir pour des besoins ponctuels ou réguliers.
• Sauf cas spécifique, il n’y a pas d’engagement dans la durée : si une convention a été signée, elle a pour but d’avoir une trace écrite des tâches confiées et du prix des prestations. L’entreprise ou la secrétaire peuvent arrêter très rapidement le « partenariat ».
• Faire appel à une secrétaire indépendante représente un avantage financier certain, en comparaison du coût d’un intérimaire ou de l’embauche d’un salarié. Il n’y a pas de charges salariales, pas de congés à payer, pas de formation à financer, etc.
• L’entreprise gagne en investissement matériel : bureau, PC, imprimante, poste téléphonique. Voilà moins de frais de fonctionnement.
• Une pointe d’écologie : qui dit travail à domicile, dit moins de déplacement et moins de CO². S’il faut avoir recours à un coursier pour déposer des dossiers urgents, d’autres solutions vertes se développent telles que les entreprises de coursiers à vélo.
• Disponibilité : Sur demande et avec majoration du taux horaire, elles sont souvent prêtes à travailler dans l’urgence, en fin de journée, le week-end.
Les freins au télésecrétariat indépendant
• La confidentialité et la confiance : Une entreprise hésite à donner accès à des documents confidentiels à des prestataires externes. Le fait de ne pas faire partie de la même société, de ne pas être dans les mêmes locaux que « l’entreprise cliente » peut être perçu comme un frein. Il faut instaurer une relation de confiance. Des contrats de confidentialité peuvent être établis.
• De la même façon, lorsqu’une télésecrétaire travaille de façon régulière avec un client, elle comptabilise ses heures, et l’entreprise cliente peut difficilement contrôler les heures effectives. La confiance là aussi est essentielle.
• Un responsable hiérarchique peut obliger son assistante salariée à laisser tomber provisoirement ses dossiers en cours pour donner priorité à une tâche urgente. Chose plus difficile à exiger d’un prestataire externe qui décide de l’urgence en fonction de ses clients respectifs.
• Les relations avec une télésecrétaire sont plus distantes qu’avec une assistante dans le bureau d’à côté. Certains employeurs préfèrent une relation « classique ».
En conclusion, les avantages sont plus nombreux et ont leur importance. La confiance est une valeur qui se gagne même lorsqu’on recrute un salarié. Le secrétariat indépendant semble avoir de beaux jours devant lui mais mérite encore d’être mieux connu.