Souvenir, d’actualité, ou découverte pour les novices,
Parapheur
Dans la tête du signataire, un boss sympa :
« Quand on gère un business qui tourne, avec des dizaines de salariés et des va-et-vient de clients ou fournisseurs, on se retrouve toujours avec plein de paperasse à signer… Un devis fournisseur, un courrier, des formulaires pour la banque, des contrats juridiques, etc.
Pour rendre la tâche plus facile et agréable, l’objet ultime est le parapheur. C’est un type de « classeur » fait pour revoir des documents qu’il faut signer et parapher (comme le nom de l’objet l’indique). Cet objet est plus utilisé que vous ne le pensez dans les entreprises.«
« Je me souviens l’époque où, chaque Vendredi soir, l’assistante de direction préparait le parapheur et le posait sur mon bureau. Avant de fermer le bureau, quand toute l’équipe était partie, alors je prenais le parapheur et revoyais les documents « à signer » pour la semaine… C’est un rituel qui résonne encore chez moi comme un moment « hors du temps », où vous revoyez en détail l’activité de la semaine, et prenez vos responsabilités en apposant, à chaque fois, votre signature. »
Dans la tête de l’assistante, sympa et dévouée qui a à cœur de faire de son mieux et de décharger son boss :
Vous allez dans le bureau de votre boss pour qu’il signe tout ce que vous avez préparé, ça doit être sans faute parfait clair et net ! Vaut mieux vérifier si vous n’êtes pas certaine de vous avant de prendre le risque de vous faire souffler dans les bronches.
*Certaines assistantes auront un parapheur par jour voire plusieurs par jour à faire signer, selon la charge de travail et leur domaine d’activité, il faut être en mesure de savoir expliquer si le boss vous pause question sur un doc. Vous avez quelqu’un ou pas pour faire les photocopies de tout, faire la mise sous enveloppe le pesage et affranchissement du courrier, ou pas, vous devez donc tout faire seule, seule ou pas c’est de votre responsabilité, de conserver toutes traces de classer et d’assurer l’expédition et la réception des documents. Si vous avez une personne qui s’occupe de ça il faut vérifier évidemment que les photocopies ont bien été faites qu’il ne manque rien.