De secrétaire salariée à secrétaire indépendante – Toute une histoire !
Guide des assistantes de A à Z – histoire et évolution –
Hier Secrétaire, aujourd’hui Assistante, et même secrétaire indépendante !
Le mot « secrétaire » évoque encore les stéréotypes de l’imagerie populaire. Mais il a quasi disparu du vocabulaire des entreprises au profit du mot « assistante », même s’il reste encore attaché à certaines feuilles de paie. De même, le mot « patron » a-t-il été remplacé par « manager » ou « boss », dans sa version familière.
Un bref rappel historique pour mieux comprendre les évolutions.
De Secrétaire à Assistante, toute une histoire
L’origine du mot secrétaire remonte au temps des pharaons où l’on trouve déjà ce titre : c’est le scribe érudit qui sait écrire.
A la fin du XIXe siècle
La double invention du téléphone et de la machine à écrire entraîne une forte féminisation de la profession. Critères de sélection : une excellente orthographe et la connaissance du piano, garante d’une vélocité au clavier. Le mouvement s’accélère après la guerre ; c’est le temps béni du papier carbone, des pelures colorées, du crayon et de la gomme mi-papier/mi-encre.
Le Littré donne, entre autres, trois définitions du mot secrétaire :
1. Anciennement, confident, celui à qui l’on confie ses secrets […] « Tu seras de mon cœur l’unique secrétaire, et de tous mes secrets le grand dépositaire » Corneille, Le Menteur, acte II, sc.6.
2. Celui dont l’emploi est de faire ou d’écrire des lettres […] pour une personne à laquelle il est attaché. […]
« Je ne prétends point avoir d’opinion à moi ; je dois être le secrétaire de ceux qui ont des lumières et du goût », Voltaire, Lettre d’Argental, 31 août 1761. […]
3. Oiseau de l’ordre des rapaces, dit aussi messager, qui tient son nom d’une longue huppe raide qu’il apporte à l’occiput, ce qui lui donne une ressemblance avec les employés de bureau portant la plume à l’oreille.
Les années 1960- 1980
En 1959, Xerox commercialise son premier photocopieur de bureau. Dans les années 1960-1970, l’informatique centralisée s’installe dans les entreprises pour assurer les traitements de masse : paie, calculs, fichiers. Les emplois administratifs ne diminuent pas pour autant, au contraire. C’est la voie royale à la sortie de l’école, un simple CAP d’employée de bureau et toutes les portes sont ouvertes !
Dans cette période, le métier de secrétaire reste très traditionnel. Dans les entreprises, on recrute la secrétaire pour ses qualités « féminines »: bonne présentation, discrétion, bonne humeur, plus que pour un réel professionnalisme.
La secrétaire n’a d’autre horizon que le secrétariat de direction, si toutefois elle a la chance d’accompagner son patron vers une carrière de directeur.
1980-1990 La rupture bureautique
La bureautique arrive dans les secrétariats par le traitement de texte. C’est le temps des logiciels peu conviviaux. (il faut tout apprendre par cœur et être néanmoins opérationnelle au retour de formations accélérées). Les imprimantes sont encombrantes et bruyantes.
Mais dès 1985, le PC « personnal computeur » arrive avec la bande des « 4 » logiciels : traitement de texte, tableur, grapheur, base de données et commence à pointer le fin du fin : la messagerie et le classement électronique. Grâce à ces outils d’aide à la décision et au temps gagné, les secrétaires vont pouvoir « assister » davantage leurs managers.
1990-2010 Les vases communicants
Bien que l’idée soit apparue dès les années 1960 au USA, il faudra attendre 1990 pour qu’internet arrive sous la forme actuelle.
Cette révolution technologique et les crises économiques successives ont fini de révolutionner le métier : recherche de gains de productivité, logique de « service et non plus de « production » dans les métiers administratifs. Le principe de vase communicants s’est appliqué entre les métiers d’assistantes et ceux de managers.
Le middle management a absorbé au fil du temps les activités traditionnellement dévolues aux « secrétaires » entraînant :
– Rédaction directe sur micro … sans intermédiaire
– Prise des appels téléphoniques …en direct
– Gestion d’agenda directement…sur réseau
– Traitement partiel du courrier …au travers de la messagerie
– Classement des dossiers…en partie informatisés
– Gestion directe …des déplacements
Parallèlement, les assistantes ont pris en charge des missions autrefois dévolues au middle management.
Ceci a été rendu possible par l’élévation du niveau de formation initiale (bac +2 +3, voire davantage) et désormais l’adaptation des BTS d’assistantes au marché. Le bts assistante de direction a disparu, le bts assistante de gestion maintenu et un nouveau bts assistant de manager voit sa première promotion sortir en 2010.
Typologie des métiers d’assistante dans les entreprises
Les assistantes de production de documents
Métier technique s’il en fut ! Elle ne frappent pas de documents, mais font de l’assemblage pointu. Elles doivent savoir :
-récupérer des documents provenant de différents auteurs, sous différentes formes (traitement de texte, tableurs, préao…) ;
– les assembler dans un temps record en garantissant le respect des procédures et des chartes graphiques ;
-assurer leur reproduction, que celle-ci doit confiée à un service internet ou à des sous-traitants, en respectant ou faisant respecter les normes et les délais.
Elles peuvent travailler en équipe de jour ou du soir selon les contraintes de l’entreprise et des contrats. Bref, elles doivent fournir un travail très professionnel.
Elles sont encadrées-ou pas-par un manager issu du rang, véritable « office manager » aux compétences techniques et organisationnelles reconnues, ayant l’autorité suffisante vis-à-vis de son équipe, des managers concepteurs de documents, des services généraux et des sous-traitants, veillant à « maintenir » en permanence le niveau de performance de son équipe.
Elles sont généralement rattachées à des équipes d’ingénieurs, de consultants, dans les cabinets d’avocats d’affaires, les banques d’affaires…Là où il y a de gros volumes de documents résultant de travail en équipe à finaliser pour une date butoir.
Les assistantes dites généralistes
Pour la plupart assistantes d’équipe de managers, elles ont un double rôle :
– Apporter un soutien administratif à leur équipe :
Traiter des appels téléphoniques, renvoyés en cas d’indisponibilité des managers.
Prendre des rendez-vous en cas d’absence des intéressés, ou si elles ont un droit d’accès à la gestion de leurs agendas électroniques.
Etre le relais d’information et le facilitateur entre le manager, ses collaborateur et l’extérieur.
Organiser des réunions et en faire les comptes rendus.
Etre la garante des procédures (production de documents, signatures, classement et archivage collectif).
*Traiter de façon autonome certaines activités :
– Assurer le suivi budgétaire du département et être la correspondante gestion/finance de son entité.
-Etre la correspondante ressources humaines de cette même entité dont elle assure non pas les gestion, mais l’administration du personnel par délégation.
-Etre la correspondante « achats », services généraux, sous-traitants administratifs, etc.
Les assistantes spécialisées dans une fonction dans l’entreprise
Devenues davantage l’assistante d’une fonction que d’une personne :
-Elles gardent un rôle de support administratif traditionnel auprès du Directeur de ladite fonction ou de leurs N-1 ;
-Mais ont clairement en charge de façon autonome, des activités spécialisées propres à la fonction à laquelle elles sont rattachées.
-Elles sont parfois assistées par une assistante junior quand les activités déléguées prennent de l’ampleur.
Ces postes d’assistantes spécialisées peuvent devenir des tremplins leur permettant de sortir de la filière assistante ce qui est encore rare en France, mais beaucoup plus courant dans d’autres pays.
Les assistantes de président et de direction générale
Il faut distinguer deux catégories au moins, aux rôles extrêmement différents :
-Celles des petites entreprises, véritables bras droit du DG ou du PDG. Elles ont un rôle de Secrétaire général ou d’Office manager chargé de la comptabilité, de la gestion, des ressources humaines, des questions juridiques en relation avec les avocats…
-Celles des grands groupes. Population « plus mystérieuse » qui ne se mélange que peu aux autres. Leur fonction se rapproche de celle de « chef de cabinet »*. C’est ainsi qu’elles se définissent. Leur rôle est très lié à la personnalité de leur Directeur : gestion d’agendas complexe, préparation de rendez-vous, organisation de réunions et des voyages d’affaire, accueil de VIP, expertes en « business étiquette », relais d’information subtil et chargées de mission sur certains dossiers…
Quelques caractéristiques propres à la profession
Les dernières études statistiques (2010) (1 000 000 de personnes ?) ne sont pas récentes, mais les tendances sont connues. La profession est tenue aujourd’hui encore par des femmes à environ 98 %. Les effectifs diminuent globalement, mais surtout se répartissent autrement :
-diminution du nombre de secrétaires et de secrétaires de direction ;
-augmentation des effectifs d’assistantes d’équipe (80 % du marché) et des assistantes spécialisées.
Le niveau de formation et de recrutement est de plus en plus élevé: Bac +2 Bac +3, voire davantage.
Les départs à la retraite auront été de 100 000 entre 2005 et 2015 permettant l’arrivée de jeunes dans ces métiers où le chômage a peu de prise.
* cf.site du Club Cimarosa regroupant les Assistantes de PDG et DG des grands groupes français et internationaux.
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Les passerelles vers d’autres métiers ne sont pas encore facilitées en France contrairement à d’autres pays. Cependant, les spécialisations de plus en plus nombreuses et l’élévation générale du niveau de formation devraient transformer cette donne, surtout si la profession s’organise.
Les facteurs de changement et les compétences à développer
Les innovations continues du monde du travail modifient en permanence les métiers d’assistantes.
On distingue quatre facteurs essentiels :
Les facteurs de changement :
1-Innovations du monde extérieur
2-Innovations organisationnelles
3-Innovations technologiques
4-Innovations commerciales et de service
Les évolutions du monde extérieur :
Une nouvelle donne économique mondiale
Elle est faite d’instabilité : bulle Internet, immobilières , matières premières…et nous ne sommes pas à l’abri de prochains aléas, entraînant recul ou faiblesse de la croissance, déséquilibres financiers, chômage. Comment conserver son employabilité dans ce contexte ?
L’internationalisation des marchés
Même si votre entreprise est une PME franco-française, elle subit indirectement les effets de la mondialisation. Ses fournisseurs ou ses clients sont parfois étrangers. Elle doit se soumettre aux règles commerciales environnementales de la Communauté Européenne. Il va falloir de plus en plus apprendre à travailler avec des cadres étrangers ou à évoluer dans un monde multiculturel.
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Suite à venir
L’impact du développement durable
Les innovations technologiques
L’informatisation progressive des processus administratifs
Des managers de plus en plus nomades
L’explosion des systèmes de communication et du partage des informations via internet, intranet, le multimédia et les réseaux sociaux professionnels.
Les innovations organisationnelles
Le développement du travail en équipe
Les innovations commerciales ou de service
Développement de la responsabilité commerciale
Contrôle des normes Qualité
Chasse au gaspi
Exemple site web d’une secrétaire indépendante :
https://www.anne-telesecretaire.fr/