De secrétaire salariée à secrétaire indépendante – Toute une histoire !

Guide des assistantes de A à Z – histoire et évolution –

Hier Secrétaire, aujourd’hui Assistante, et même secrétaire indépendante !

Le mot « secrétaire » évoque encore les stéréotypes de l’imagerie populaire. Mais il a quasi disparu du vocabulaire des entreprises au profit du mot « assistante », même s’il reste encore attaché à certaines feuilles de paie. De même, le mot « patron » a-t-il été remplacé par « manager » ou « boss », dans sa version familière.

Un bref rappel historique pour mieux comprendre les évolutions.

De Secrétaire à Assistante, tu souhaites devenir secrétaire indépendante, découvre l’histoire du métier et les compétences indispensables qu’une secrétaire indépendante doit avoir pour réussir. Plonge toi dans le métier !

L’origine du mot secrétaire remonte au temps des pharaons où l’on trouve déjà ce titre : c’est le scribe érudit qui sait écrire.

A la fin du XIXe siècle

La double invention du téléphone et de la machine à écrire entraîne une forte féminisation de la profession. Critères de sélection : une excellente orthographe et la connaissance du piano, garante d’une vélocité au clavier. Le mouvement s’accélère après la guerre ; c’est le temps béni du papier carbone, des pelures colorées, du crayon et de la gomme mi-papier/mi-encre.

Le Littré donne, entre autres, trois définitions du mot secrétaire :

1. Anciennement, confident, celui à qui l’on confie ses secrets […] « Tu seras de mon cœur l’unique secrétaire, et de tous mes secrets le grand dépositaire » Corneille, Le Menteur, acte II, sc.6.

2. Celui dont l’emploi est de faire ou d’écrire des lettres […] pour une personne à laquelle il est attaché. […]

« Je ne prétends point avoir d’opinion à moi ; je dois être le secrétaire de ceux qui ont des lumières et du goût », Voltaire, Lettre d’Argental, 31 août 1761. […]

3. Oiseau de l’ordre des rapaces, dit aussi messager, qui tient son nom d’une longue huppe raide qu’il apporte à l’occiput, ce qui lui donne une ressemblance avec les employés de bureau portant la plume à l’oreille.

Les années 1960- 1980

En 1959, Xerox commercialise son premier photocopieur de bureau. Dans les années 1960-1970, l’informatique centralisée s’installe dans les entreprises pour assurer les traitements de masse : paie, calculs, fichiers. Les emplois administratifs ne diminuent pas pour autant, au contraire. C’est la voie royale à la sortie de l’école, un simple CAP d’employée de bureau et toutes les portes sont ouvertes !

Dans cette période, le métier de secrétaire reste très traditionnel. Dans les entreprises, on recrute la secrétaire pour ses qualités « féminines »: bonne présentation, discrétion, bonne humeur, plus que pour un réel professionnalisme.

La secrétaire n’a d’autre horizon que le secrétariat de direction, si toutefois elle a la chance d’accompagner son patron vers une carrière de directeur.

1980-1990 La rupture bureautique

La bureautique arrive dans les secrétariats par le traitement de texte. C’est le temps des logiciels peu conviviaux. (il faut tout apprendre par cœur et être néanmoins opérationnelle au retour de formations accélérées). Les imprimantes sont encombrantes et bruyantes.

Mais dès 1985, le PC « personnal computeur » arrive avec la bande des « 4 » logiciels : traitement de texte, tableur, grapheur, base de données et commence à pointer le fin du fin : la messagerie et le classement électronique. Grâce à ces outils d’aide à la décision et au temps gagné, les secrétaires vont pouvoir « assister » davantage leurs managers.

1990-2010 Les vases communicants

Bien que l’idée soit apparue dès les années 1960 au USA, il faudra attendre 1990 pour qu’internet arrive sous la forme actuelle.

Cette révolution technologique et les crises économiques successives ont fini de révolutionner le métier : recherche de gains de productivité, logique de « service et non plus de « production » dans les métiers administratifs. Le principe de vase communicants s’est appliqué entre les métiers d’assistantes et ceux de managers.

Le middle management a absorbé au fil du temps les activités traditionnellement dévolues aux « secrétaires » entraînant :

– Rédaction directe sur micro … sans intermédiaire

– Prise des appels téléphoniques …en direct

– Gestion d’agenda directement…sur réseau

– Traitement partiel du courrier …au travers de la messagerie

– Classement des dossiers…en partie informatisés

– Gestion directe …des déplacements

Parallèlement, les assistantes ont pris en charge des missions autrefois dévolues au middle management.

Ceci a été rendu possible par l’élévation du niveau de formation initiale (bac +2 +3, voire davantage) et désormais l’adaptation des BTS d’assistantes au marché. Le bts assistante de direction a disparu, le bts assistante de gestion maintenu et un nouveau bts assistant de manager voit sa première promotion sortir en 2010.

Typologie des métiers d’assistante dans les entreprises

Les assistantes de production de documents

Métier technique s’il en fut ! Elle ne frappent pas de documents, mais font de l’assemblage pointu. Elles doivent savoir :

-récupérer des documents provenant de différents auteurs, sous différentes formes (traitement de texte, tableurs, préao…) ;

– les assembler dans un temps record en garantissant le respect des procédures et des chartes graphiques ;

-assurer leur reproduction, que celle-ci doit confiée à un service internet ou à des sous-traitants, en respectant ou faisant respecter les normes et les délais.

Elles peuvent travailler en équipe de jour ou du soir selon les contraintes de l’entreprise et des contrats. Bref, elles doivent fournir un travail très professionnel.

Elles sont encadrées-ou pas-par un manager issu du rang, véritable « office manager » aux compétences techniques et organisationnelles reconnues, ayant l’autorité suffisante vis-à-vis de son équipe, des managers concepteurs de documents, des services généraux et des sous-traitants, veillant à « maintenir » en permanence le niveau de performance de son équipe.

Elles sont généralement rattachées à des équipes d’ingénieurs, de consultants, dans les cabinets d’avocats d’affaires, les banques d’affaires…Là où il y a de gros volumes de documents résultant de travail en équipe à finaliser pour une date butoir.

Les assistantes dites généralistes

Pour la plupart assistantes d’équipe de managers, elles ont un double rôle :

– Apporter un soutien administratif à leur équipe :

Traiter des appels téléphoniques, renvoyés en cas d’indisponibilité des managers.

Prendre des rendez-vous en cas d’absence des intéressés, ou si elles ont un droit d’accès à la gestion de leurs agendas électroniques.

Etre le relais d’information et le facilitateur entre le manager, ses collaborateur et l’extérieur.

Organiser des réunions et en faire les comptes rendus.

Etre la garante des procédures (production de documents, signatures, classement et archivage collectif).

*Traiter de façon autonome certaines activités :

– Assurer le suivi budgétaire du département et être la correspondante gestion/finance de son entité.

-Etre la correspondante ressources humaines de cette même entité dont elle assure non pas les gestion, mais l’administration du personnel par délégation.

-Etre la correspondante « achats », services généraux, sous-traitants administratifs, etc.

Les assistantes spécialisées dans une fonction dans l’entreprise

Devenues davantage l’assistante d’une fonction que d’une personne :

-Elles gardent un rôle de support administratif traditionnel auprès du Directeur de ladite fonction ou de leurs N-1 ;

-Mais ont clairement en charge de façon autonome, des activités spécialisées propres à la fonction à laquelle elles sont rattachées.

-Elles sont parfois assistées par une assistante junior quand les activités déléguées prennent de l’ampleur.

Ces postes d’assistantes spécialisées peuvent devenir des tremplins leur permettant de sortir de la filière assistante ce qui est encore rare en France, mais beaucoup plus courant dans d’autres pays.

Les assistantes de président et de direction générale

Il faut distinguer deux catégories au moins, aux rôles extrêmement différents :

-Celles des petites entreprises, véritables bras droit du DG ou du PDG. Elles ont un rôle de Secrétaire général ou d’Office manager chargé de la comptabilité, de la gestion, des ressources humaines, des questions juridiques en relation avec les avocats…

-Celles des grands groupes. Population « plus mystérieuse » qui ne se mélange que peu aux autres. Leur fonction se rapproche de celle de « chef de cabinet »*. C’est ainsi qu’elles se définissent. Leur rôle est très lié à la personnalité de leur Directeur : gestion d’agendas complexe, préparation de rendez-vous, organisation de réunions et des voyages d’affaire, accueil de VIP, expertes en « business étiquette », relais d’information subtil et chargées de mission sur certains dossiers…

Quelques caractéristiques propres à la profession

Les dernières études statistiques (2010) (1 000 000 de personnes ?) ne sont pas récentes, mais les tendances sont connues. La profession est tenue aujourd’hui encore par des femmes à environ 98 %. Les effectifs diminuent globalement, mais surtout se répartissent autrement :

-diminution du nombre de secrétaires et de secrétaires de direction ;

-augmentation des effectifs d’assistantes d’équipe (80 % du marché) et des assistantes spécialisées.

Le niveau de formation et de recrutement est de plus en plus élevé: Bac +2 Bac +3, voire davantage.

Les départs à la retraite auront été de 100 000 entre 2005 et 2015 permettant l’arrivée de jeunes dans ces métiers où le chômage a peu de prise.

* cf.site du Club Cimarosa regroupant les Assistantes de PDG et DG des grands groupes français et internationaux.

Les passerelles vers d’autres métiers ne sont pas encore facilitées en France contrairement à d’autres pays. Cependant, les spécialisations de plus en plus nombreuses et l’élévation générale du niveau de formation devraient transformer cette donne, surtout si la profession s’organise.

Les facteurs de changement et les compétences à développer pour une secrétaire assistante

Les innovations continues du monde du travail modifient en permanence les métiers d’assistantes, et vous n’échappez pas en tant que secrétaire indépendante à ces innovations, la secrétaire indépendante doit être une valeur ajoutée, on attend d’une secrétaire indépendante une excellente adaptation.

On distingue quatre facteurs essentiels :

Les facteurs de changement :

1-Innovations du monde extérieur

2-Innovations organisationnelles

3-Innovations technologiques

4-Innovations commerciales et de service

Les évolutions du monde extérieur :

Une nouvelle donne économique mondiale, que la secrétaire assistante doit prendre en compte :

Elle est faite d’instabilité : bulle Internet, immobilières , matières premières…et nous ne sommes pas à l’abri de prochains aléas, entraînant recul ou faiblesse de la croissance, déséquilibres financiers, chômage. Comment conserver son employabilité et son activité indépendante de secrétaire assistante dans ce contexte ?

L’internationalisation des marchés

Même si votre entreprise est une PME franco-française, elle subit indirectement les effets de la mondialisation. Ses fournisseurs ou ses clients sont parfois étrangers. Elle doit se soumettre aux règles commerciales environnementales de la Communauté Européenne. Il va falloir de plus en plus apprendre à travailler avec des cadres étrangers ou à évoluer dans un monde multiculturel.

L’impact du développement durable

Il au cœur des préoccupations de la planète toute entière ! Conscientes des enjeux pour les l’environnement, les entreprises s’engagent dans une démarche de développement durable qui affecte toutes les fonctions internes. Les assistantes et secrétaires ont un rôle à jouer dans la gestion des « consommables » et la mise en place nouvelles façons de travailler dans le respect des démarches engagées dans leur milieu professionnel.

Quelles compétences les secrétaires et assistantes développent pour faire face aux innovations du monde extérieur ?

Nous les avons regroupées en trois catégories : savoir, savoir-faire et savoir-être.

1-Savoir
Culture économique
Connaissance des langues
Connaissance des règles du commerce international
Sensibilisation à l’impact du développement durable

2-Savoir-faire
Assurer une veille permanente sur l’actualité économique, écologique, juridique et politique
Pratiquer au moins une langue étrangère
Maîtriser des outils de travail à distance
Faire la chasse au gaspillage

3-Savoir-être
A l’aise au plan relationnel
Sensible à l’interculturel et son savoir vivre
Réactive, diplomate
Ouverte d’esprit
Curieuse intellectuellement

Les innovations technologiques

L’informatisation progressive des processus administratifs
Gérer le planning des congés, réserver un titre de transport, s’inscrire à une session de formation, gérer les fournitures, réserver une salle de réunion, autant de tâches dévolues autrefois aux secrétaires et assistantes et qui sont aujourd’hui directement accessibles par tout à chacun sur le réseau de l’entreprise. Les collaborateurs sont vivement incités à utiliser les applications informatiques mises à leur disposition. Le secrétariat n’est donc plus le passage obligé pour accomplir les tâches administratives.

Des managers de plus en plus nomades
Bardé d’outils portables, le manager est de moins en moins présent à son bureau. Il doit être joignable à tout moment et les outils pour ce faire ne manquent pas : téléphone et ordinateur portables, PDA, l’agenda électronique qui permet d’être en mode synchrone où que l’on soit…
Les i-pod, i-pad, e-book, tablettes électroniques, écrans tactiles et autres logiciels de reconnaissance vocale*.

La secrétaire, l’assistante doit non seulement acquérir en permanence une grande maîtrise de ces nouveaux outils, mais apprendre à travailler à distance avec les managers, les clients et les fournisseurs, la secrétaire indépendante est une personne très autonome et rarement une novice dans l’utilisation d’un ordinateur et les différents outils numériques et logiciels. Toute secrétaire indépendante débutante doit avoir grandement conscience de cet impératif et ce goût pour les nouvelles technologies est un atout certains pour la secrétaire indépendante qui désire se créer une clientèle conséquente à distance en limitant les déplacements sur site.

*Selon une étude américaine réalisée par ‘IAAP (International Association of Administrative Professionals) 4.28 des 3177 personnes interrogées en 2009 utilisaient des logiciels de reconnaissance vocale.

L’explosion des systèmes de communication et du partage des informations via internet, intranet, le multimédia et les réseaux sociaux professionnels.

Impact sur le métier de secrétaire, d’assistante, toute secrétaire indépendante a l’obligation de suivre les nouveaux outils et les différents logiciels, si elle ne veut pas se retrouver une secrétaire hors jeu. La secrétaire, l’assistante qui souhaite développer sa propre entreprise et sa clientèle, à fortiori sur un fonctionnement à distance, doit bien évidement en connaitre les fonctionnements. La secrétaire, l’assistante est en capacité également de l’expliquer, l’installer, le paramétrer et de former ses clients et prospects pour la mise en place qui pourrait être nécessaire.
Rares sont les secrétaires et les assistantes qui aujourd’hui n’ont pas accès à Internet. C’est une base de données gigantesque qui a réponse à (presque) tout. Faut-il encore savoir trouver la bonne information au bon endroit, utiliser les bons moteurs de recherche (Google), tester les nouveaux (bing) et organiser ses sites favoris pour gagner du temps.
La plupart des entreprises ont développé un Intranet. Il met en réseau tout ce qu’il faut savoir sur le fonctionnement de l’entreprise. Il permet de se tenir au courant de l’actualité interne, de trouver les organigrammes ou les coordonnées des collaborateurs.

Voici l’ère du Web2.0, le travail collaboratif est partagé sur des espaces communs et communautaires. Les réseaux sociaux professionnels (RSP) ouvrent de nouveaux horizons et des possibilités de partage et d’échange sans limite.
La messagerie instantanée facilite les échanges spontanés, mais perturbe notre concentration. La secrétaire, l’assistante doit apprendre à s’organiser dans ce nouvel environnement technologique.

Quelles compétences développer pour faire face aux innovations technologiques ?

1-Savoir
Complexité des outils informatiques
Apprentissage des logiciels internes
Navigation ou veille sur Internet

2-Savoir-faire
Se tenir informée
Travailler en réseau
Optimiser les outils collaboratifs
Mettre à jour ou rédiger des pages écran web
Maîtriser l’instantanéité des échanges

3-Savoir-être
Curieuse d’esprit
Ouverte à l’auto-formation (e-learning)
Précise et rigoureuse
Résistante au stress
Innovante

Les innovations organisationnelles

Le développement du travail en équipe

La plupart des assistantes et secrétaires indépendantes aujourd’hui travaillent pour une équipe. Le binôme manager/secrétaire se fait de plus en plus rare. L’assistante freelance ou la secrétaire indépendante tout comme la secrétaire salariée partage son temps entre son manager et son équipe. Certaines sont de véritables assistantes dans la conduite de projets dont elles assurent tous les aspects logistiques : respect des délais, suivi des actions, contrôle des moyens à mettre en place pour assurer la réussite du projet.

Le travail en équipe se traduit également par un nouveau mode de collaboration, une plus grande co-efficacité entre assistantes et managers. Plus près de leur personnel, ceux-ci doivent être attentifs au développement des compétences de leurs collaborateurs à travers des entretiens annuels et la fixations d’objectifs de progrès. Avec la diminution des lignes hiérarchiques, les activités de gestion, de planification et de suivi sont transférées aux assistantes et secrétaires.

Quelles compétences développer pour faire face aux innovations organisationnelles ?

1-Savoir
Bonne connaissance de l’entreprise et son organisation
Connaissances techniques (RH, gestion…)
Méthodes et logiciels de suivi de projet

2-Savoir-faire
S’organiser à plusieurs
Partager l’information
Gérer les priorités
S’impliquer dans le suivi des activités ou des projets

3-Savoir-être
Solidaire (entraide)
Co-efficace
Pro-active, force de proposition
Autonome et responsable
Adaptable au changement

Les innovations commerciales ou de service

« Avoir l’obsession du client », voilà une autre valeur essentielle pour l’entreprise.

Pour les assistantes, le premier client, c’est d’abord le manger et son équipe ! Il est bon parfois de le rappeler. On attend d’elles des qualités d’écoute, de disponibilité et un excellent niveau de compétence technique comme pour un bon vendeur !

Enfin, la qualité du service client c’est aussi une excellente connaissance de son environnement professionnel et d’irréprochables qualités d’expression écrite et orale. N’oublions jamais que « nous n’avons jamais une deuxième occasion de faire une bonne impression  » !

Développement de la responsabilité commerciale
Le nomadisme des mangers laisse le champ libre aux secrétaires et assistantes qui assurent le premier niveau de traitement de la relation client.
Dans les PME (petites et moyennes entreprises), c’est l’assistante, la secrétaire qui prend les commandes, assure le suivi et la facturation, s’efforce des résoudre les problèmes.

Contrôle des normes Qualité
Les entreprises certifiées aux normes ISO sont de plus en plus nombreuses. Les procédures administratives exigent une grande rigueur et de la persévérance pour les maintenir au fil des années.

Une fois encore, la secrétaire indépendante ou l’assistante freelance est chargée de les contrôler ou de les faire appliquer, de mener des audits internes ou d’initier les nouveaux arrivants à leur pratique.

Chasse au gaspi
Fournitures de bureau, consommation de papier, la gabegie règne dans les entreprises ! L’assistante veille sur les dépenses de fonctionnement, négocie avec les fournisseurs, gère le renouvellement des contrats de maintenance. Son rôle de gestionnaire interne est développer.

Quelles compétences pour faire face aux innovations commerciales et de service ?

1-Savoir
Maîtrise des techniques commerciales
Bonne connaissances des clients internes et externes
Maîtrise des règles de la qualité

2-Savoir-faire
Assurer la continuité de service et la permanence de l’accueil
Concilier le sens du client et l’intérêt de la société
Communiquer de façon pertinente à l’oral et l’écrit

3-Savoir-être
À l’écoute
Disponible
Constructive (Esprit de service)
Réactive
Souple et affirmée
Accueillante (sourire spontané y compris au téléphone !)

Exemple site web d’une secrétaire indépendante :
https://www.anne-telesecretaire.fr/